Любая транспортная компания может оптимизировать свою работу, но не всегда возможности для улучшения очевидны. Для того чтобы качественно оказывать услуги по перевозке, необходимо правильно оценить риски и возможности транспортной организации. Можно попробовать внедрить улучшения собственными силами, но проще и эффективней прибегнуть к услуге логистического аудита.
Факторы эффективности транспортной логистики
Работу любой организации можно улучшить, даже если на первый взгляд кажется, что система работает идеально. Обычно после аудита транспортной логистики издержки снижаются на 15-20%. На эффективность работы транспортной компании в большей степени влияют:
- Оптимальность маршрутов
Часто при проведении проверки выясняется, что маршруты построены таким образом, что перевозка является крайне неэффективной: на одну доставку тратится слишком много времени и топлива.
- Состояние автопарка
Если не поддерживать транспорт в рабочем состоянии, он перестает работать на благо компании. Частые поломки приводят к денежным затратам: на ремонт и на компенсации недовольным заказчикам.
- Вид транспорта
Возможно, грузы можно доставлять другим способом. Например, если сменить автомобильный транспорт на железнодорожный.
- В чьей собственности находится автопарк
Удивительно, но не всегда собственный автопарк экономит деньги организации. Бывает, что арендованная техника обходится ежегодно в меньшую сумму.
Кому нужен логистический аудит
Оценка рисков и возможностей транспортной компании позволит увеличить прибыль организации. К услугам аудиторов прибегают:
- Транспортные компании
В первую очередь аудит нужен самим транспортным компаниям. Это позволит им оптимизировать работу с уже имеющимися заказчиками и, соответственно, у них появится возможность расширить базу клиентов.
- Торговые сети и интернет-магазины
Крупные магазины могут и сами выполнять доставку товаров. Но чаще всего они прибегают к услугам транспортных компаний. Магазины несут ответственность как за качество товаров, так и за сроки доставки заказов. Порча товара – наименьшая из бед, так как он обычно застрахован. Срыв сроков доставки может ухудшить имидж компании и привести к снижению прибыли – в этом случае убытки уже никто не будет в силах покрыть.
- Производственные организации
Сырье, материалы и готовая продукция должны транспортироваться с соблюдением определенных условий: влажность, температурный режим, способ укладки и т.д. Любое нарушение может привести к ухудшению качества товара. И ладно, если товар непродовольственный – потребитель может обратиться за компенсацией или попросить сделать замену. Если же транспортная компания перевозит продукты питания или лекарства, последствия могут быть гораздо хуже.
- Для оценки дистрибьюторов
Крупные производители тщательно подходят к выбору дистрибьютора. Квалификация продавца оценивается по разным параметрам, в том числе проверяют работу транспортной службы.
Цель аудита транспортной компании
Главной целью аудита является увеличение прибыли компании. Транспортная служба может перестать справляться с потоком заказов. Это может случиться как с молодыми организациями, так и с теми, кто работает на рынке уже несколько десятилетий. Есть определенные маркеры, которые показывают, что компании точно нужно провести аудит:
- Компания нарушает сроки доставки. Если отклонения от доставки небольшие (1-2 дня), то это не критично, но на эффективность работы уже стоит обратить внимание. Гораздо хуже, если доставка товара превышает срок его годности
- Транспортные затраты превышают все допустимые нормы. А лишние издержки – это недополученная прибыль
- Маршруты построены не оптимально, что приводит к чрезмерным расходам на топливо и увеличивает сроки доставки
- Компания хочет выйти на новые рынки. Организация может отлично справляться с работой в своем регионе. Но это не гарантирует, что компания хорошо будет доставлять грузы по всей стране или между странами
Виды аудита
Организации, оказывающие услуги по анализу эффективности организации, разделяют аудит на внешний и внутренний. Внутренний аудит позволяет оценить эффективность работы организации со стороны работников и руководителей, внешний – со стороны клиентов. Аудит могут заказать и сторонние компании: для оценки конкурентов или потенциальных контрагентов, но стоит понимать, что анализ в таком случае будет неполным, так как эксперт не получит доступа к внутренней документации.
Внешний логистический аудит предполагает анкетирование и опрос клиентов для оценки текущей работы и выявления их ожиданий. Обязательно оцениваются методы работы конкурентов: виды оказываемых ими услуг, цены, технологии работы.
Внутренний аудит позволяет найти недочеты в работе как руководителей, так и рядовых сотрудников. Эксперт оценивает подход к ведению документации, качество работы с клиентами, наличие активов. На этом этапе составляется подробная модель работы организации.
Главный принцип логистического аудита
Аудит предполагает изучение каждой детали. Основной принцип проведения проверки: «от общего к частному». Специалист первым делом определяет глобальные цели работы организации, а уже затем приступает к исследованиям.
Аудит транспортной логистики не ставит перед собой какую-то конкретную небольшую цель, например, снизить расходы на ГСМ. Он нацелен на улучшение работы компании в целом, для чего эксперту придется изучить работу всех сотрудников: от руководителя до водителя.
Этапы проведения аудита транспортной логистики
На проведение качественного аудита потребуется не менее двух недель. За это время специалисту придется проанализировать огромный объем информации. Обычно аудит проводят в несколько этапов:
- Знакомство с работой подразделений. На этом этапе специалист активно сотрудничает с персоналом организации, определяет методы их работы, задает уточняющие вопросы. Все это позволяет определить круг проблем, требующих незамедлительного решения
- Проведение аудита. Эксперт сам определяет, на что нужно обратить внимание в первую очередь. Аудитор может попросить путевые листы, бухгалтерские и другие документы. Также он обязательно оценит состояние транспорта, используемого для перевозок. Специалист проведет работу по выявлению слабых сторон при работе с клиентами
- Подготовка рекомендаций. Это самый важный этап, который позволит снизить затраты на поддержание системы
Результат проведения аудита транспортной компании
Не стоит ожидать, что после проведения проверки организация сразу начнет приносить больше прибыли. Часто для внедрения рекомендаций требуются дополнительные инвестиции. Нужно понимать, что любые вложения в будущем окупятся, поэтому не стоит пренебрегать советами специалиста.
Аудитор по окончании работ представляет руководству карту изменений в нескольких вариантах, которая включает в себя:
- Оценку эффективности системы в данный момент. Аудитор не имеет цели раскритиковать руководство организации – в карте указаны не только негативные, но и положительные моменты
- Рекомендации для улучшения работы. Иногда для снижения издержек достаточно изменить работу одного подразделения. Но в некоторых случаях руководству приходится полностью перестраивать бизнес-процессы
- Аудитор обязательно указывает, в каком порядке проводить изменения, насколько они необходимы и каких инвестиций они потребуют